生成AIは営業資料作成をどう変える？3分の1の時間で提案書を仕上げる実践術

営業資料作成の負担はなぜ大きいのか

営業活動の中心には、必ず「資料」があります。提案書、プレゼン資料、導入事例集など、顧客に価値を伝える手段として資料は欠かせません。しかし多くの営業担当者や営業企画部門が口を揃えて言うのは「資料作成に膨大な時間がかかる」という悩みです。

実際、ある調査によると営業パーソンの1週間の業務時間のうち、資料作成に割かれる割合は20〜30％に達するケースもあると報告されています。本来であれば顧客との対話やニーズの深掘りに時間を使うべきところを、資料づくりに追われてしまう。この非効率こそ、営業組織の大きな課題です。

さらに資料作成には以下のような典型的な問題があります。

こうした課題を解決するカギとして、近年注目されているのが 生成AIによる営業資料作成 です。

生成AIの進化により、営業資料作成のプロセスは根本的に変わりつつあります。従来の「人間がゼロから考え、時間をかけて仕上げる」流れが、AIの支援を受けて「短時間で完成度の高い草稿を得て、人間が最終仕上げする」流れへシフトしているのです。

AIはインターネットや社内ナレッジから関連情報を集め、短時間で要約を提示できます。顧客の業界動向や最新ニュースを盛り込んだ資料を即座に準備できるのは大きな強みです。

「課題→解決策→効果」という基本ストーリーをベースに、見出しや章立てを自動で提案。営業担当者は全体像を素早く把握でき、手戻りが減ります。

提案文や図表のドラフトをAIが生成することで、ゼロベースで悩む時間が激減します。特に比較表やメリット一覧といった定型要素はAIに任せるのが効率的です。

過去の提案書や成功事例をAIに読み込ませれば、再利用可能な要素を抽出してくれます。「あの時の資料を探す」という手間が省け、ナレッジ共有にもつながります。

人間が加筆修正を指示すれば、AIは瞬時に書き直し案を出してくれます。表現のトーンや文字数制限への対応なども柔軟です。

では、実際にどのようにすれば「従来の3分の1の時間」で提案書を完成させられるのでしょうか。以下のステップが効果的です。

まずは社内に散らばる提案書・製品資料・導入事例をAIに学習させます。これにより、ゼロから考えなくても基礎素材をすぐに呼び出せるようになります。

「製造業向けのコスト削減提案」など、テーマを指示すれば、AIが最適な構成を提案。章立てや見出しが一瞬で整い、方向性の合意もスムーズです。

見出しごとの説明文や図表をAIに生成させます。もちろんそのままでは不十分ですが、草稿があることで人間は「添削・加筆」に集中でき、効率が格段に上がります。

AIが出した文章をもとに、顧客固有の情報や自社独自の強みを加えます。ここで初めて営業担当者の経験や創意工夫が生きるのです。

文章ベースの提案書をスライドに変換し、AIによるナレーションを付与することで、“話す資料”としても活用可能になります。これにより資料の価値はさらに高まります。

生成AIを営業資料作成に取り入れる上で、特に有効なのが AI Shorts です。AI Shortsは、資料をアップロードするだけで要約を行い、ナレーション付きスライドショーに変換することができます。

これにより、営業担当者は「読む資料」ではなく「話す資料」を短時間で作成可能になります。例えば、経営層向けにはポイントを簡潔にまとめた動画を、現場担当者向けには詳細説明を補足したバージョンを用意するなど、ターゲットに合わせた柔軟な展開が可能です。

さらにAI Shortsは教育や社内研修にも応用できます。提案書を“音声付き教材”に変換すれば、新人教育やナレッジ共有が効率化され、組織全体のスキル底上げにつながります。

生成AIの導入はメリットが大きい一方で、いくつかの注意点もあります。

情報の正確性
AIが生成した文章は一見正確に見えても、誤情報を含む場合があります。最終的なチェックは必ず人間が行う必要があります。
セキュリティと情報管理
営業資料には機密情報が含まれることが多いため、外部AIサービスを利用する際はデータ管理に注意が必要です。社内専用環境でAIを運用することが理想です。
導入コストと教育
新しいツールを導入しても、使い方が定着しなければ効果は出ません。トライアル期間を設け、営業担当が実際に触れて体感することが成功への近道です。